Čestitamo! Znamo koliko je uzbudljivo kada imate novog člana tima. U rêdu je kreiranje korisnika izuzetno jednostavno!
Ko može ovo da uradi: Samo korisnici sa ulogom koja ima permisiju „Korisnik - Kreiranje novih korisnika“. Podrazumevano je dostupno Administratoru, HR-u i Menadžerima.
Ova funkcija je dostupna samo na webu — u mobilnim aplikacijama ne postoji mogućnost dodavanja novog korisnika. Novi zaposleni se uvek unosi preko web verzije rêd app-a, sa računara.
Kreiranje korisnika nije jedan ekran nego čarobnjak (wizard) kroz koji se prolazi korak po korak — prvi korak odmah kreira nalog zaposlenog, a preostali koraci dopunjuju podatke koji su potrebni za taj tip ugovora/pozicije.
Koraci
Otvorite listu korisnika i kliknite na dugme za dodavanje novog korisnika. Otvara se čarobnjak sa koracima: Osnovni podaci → Ugovor → Dokumentacija → Dodatni podaci → Generisanje.
Korak 1 – Osnovni podaci. Ovde se unose lični podaci i tu se nalog zaposlenog stvarno kreira (dugme „Kreiraj i nastavi“). Polja su detaljno objašnjena ispod.
Korak 2 – Ugovor. Bira se tip ugovora, glavna pozicija (i eventualno povezane pozicije), i ostali parametri ugovora. Ovaj korak se može i preskočiti ako ugovor nije spreman za unos u tom trenutku — nalog zaposlenog ostaje kreiran, ugovor se dodaje kasnije sa profila zaposlenog.
Koraci 3–5 – Dokumentacija, Dodatni podaci, Generisanje. Ovi koraci se prikazuju samo ako izabrani tip ugovora/pozicije zahteva dodatna dokumenta, dodatna polja ili generisanje određenih dokumenata (npr. saglasnosti i obaveštenja). Ako ništa od toga nije potrebno, čarobnjak ih automatski preskače i vodi vas direktno na profil novog zaposlenog.
Napredak kroz korake se čuva — ako slučajno osvežite stranicu ili se vratite kasnije, čarobnjak vas vraća tamo gde ste stali (dokle god ne završite ili ne izađete iz njega).
Objašnjenje polja (Korak 1 – Osnovni podaci)
Ime i prezime — obavezno.
Email — obavezno; mora biti u ispravnom formatu (npr. [email protected]). Ovo je i podatak preko kog zaposleni dobija pozivnicu za nalog.
Telefon — obavezno. Bira se pozivni broj države (podrazumevano Srbija +381), a broj se unosi bez vodeće nule (npr. 63xxxxxxx, a ne 063xxxxxxx). Ako ipak unesete nulu na početku, sistem će vas pitati da li želite da je ukloni ili zadržite. Za srpske brojeve sistem takođe proverava da li je unet broj mobilnog (počinje na 6) ili fiksnog tipa i da li ima ispravnu dužinu (8–9 cifara bez vodeće nule).
JMBG — nije obavezan, ali se preporučuje jer sistem iz njega automatski izvlači datum rođenja i pol. Sistem proverava kontrolnu cifru JMBG-a i validnost datuma; ako JMBG nije ispravan, dobićete upozorenje sa mogućnošću da ga ili ispravite ili nastavite dalje bez ispravke (na primer ako je zaposleni iz regiona i JMBG ne prati domaći format).
Datum rođenja i pol — automatski se popune iz JMBG-a; mogu se i ručno izmeniti/uneti ako JMBG nije unet.
Menadžer — obavezno; pretraga po imenu. Menadžer mora biti aktivan zaposleni u firmi koji ima neku ulogu iznad osnovne role „Zaposleni“ (dakle, običan zaposleni ne može biti dodeljen kao nečiji menadžer).
Organizaciona jedinica / prodajno mesto — obavezno; pretraga po nazivu. Mora biti jedinica koja pripada toj firmi.
Šifra zaposlenog (spoljna referenca) — služi za povezivanje sa spoljnim sistemima (npr. obračun zarada). Nije uvek obavezna odmah — postoji opcija „Šifru upisujem kasnije“, koja kreira nalog bez šifre i sistem će posle toga slati dnevna podsećanja kreatoru i menadžeru dok se šifra ne unese.
Sistemske role — obavezno, bira se jedna ili više uloga (npr. Zaposleni, Menadžer, HR, Supervizor...). Ovo određuje šta će novi korisnik moći da radi u sistemu.
„Pošalji pozivnicu“ (checkbox) — ako je čekirano, zaposleni odmah dobija email/SMS sa pozivom da aktivira nalog. Ako se isključi, nalog postoji ali zaposleni neće biti automatski obavešten. Vidite članak.
Nakon popunjavanja, pre samog kreiranja prikazuje se pregled unetih podataka na potvrdu (sa kratkim odbrojavanjem od par sekundi pre nego što dugme za kreiranje postane aktivno — namerna sigurnosna pauza da se podaci provere pre slanja).
Napomene
Ako sistem prijavi da korisnik sa unetim podacima (telefon, email ili JMBG) već postoji, to obično znači da je ta osoba već ranije unesena u sistem (npr. u drugoj firmi u okviru iste grupacije, ili je nekada bila zaposlena pa uklonjena). U tom slučaju se nudi opcija da se postojeći nalog „spoji“ i ponovo aktivira u vašoj firmi, umesto da se pravi potpuno nov nalog.
Kreiranje korisnika se beleži (ko je kreirao nalog i kada), radi praćenja i revizije.
Ako se korak Ugovor preskoči, zaposleni će se pojaviti u listi korisnika, ali će mu status ugovora ostati nepopunjen dok se to naknadno ne uredi sa njegovog profila.
Često postavljana pitanja
Zašto ne vidim dugme za dodavanje novog korisnika?
Vaša uloga nema permisiju za kreiranje korisnika — ovo je rezervisano za Administratora, HR i menadzere. Obratite se nekome sa tom permisijom u firmi.
Mogu li da dodam novog zaposlenog sa telefona (mobilna aplikacija)?
Ne. Dodavanje novog korisnika je moguće isključivo preko web verzije rêd app-a.
Šta ako ne znam sve podatke (npr. JMBG ili šifru zaposlenog) u trenutku unosa?
JMBG nije obavezan. Šifra zaposlenog se može odložiti opcijom „Šifru upisujem kasnije“ — nalog se kreira, a sistem će posle podsećati da se šifra naknadno unese.
Zašto mi sistem ne dozvoljava da izaberem određenu osobu za menadžera?
Menadžer mora biti aktivan zaposleni u firmi koji ima neku ulogu iznad osnovne „Zaposleni“ role. Ako osoba koju želite da postavite za menadžera ima samo osnovnu rolu, prvo joj dodelite odgovarajuću ulogu (npr. Menadžer ili Supervizor).
Da li moram odmah da unesem ugovor?
Ne. Korak sa ugovorom može da se preskoči, a podaci o ugovoru se kasnije mogu dodati sa profila zaposlenog.
Zašto se pojavljuju dodatni koraci (dokumentacija, dodatna polja, generisanje) samo ponekad?
Ti koraci zavise od izabranog tipa ugovora i pozicije — prikazuju se samo ako za taj tip ugovora nešto od toga zaista nedostaje ili se traži. Ako je sve već kompletno, čarobnjak te korake automatski preskače.
Da li zaposleni odmah dobija pristup nalogu?
Samo ako je čekirana opcija „Pošalji pozivnicu“ — tada dobija email/SMS sa uputstvom za aktivaciju naloga. Ako se ta opcija isključi, nalog postoji ali zaposleni nije automatski obavešten. Vidite članak.